PT Bika Solusi Perdana

Consulting & Training Services: Compliance & Risk Management | Asset Integrity Management | Technology Audit & Assessment | Process Improvement | Consultant

Implementasi ISO 9001:2008 pada Institusi Pendidikan di SMK JAKARTA PUSAT 1

Posted on | January 11, 2012 | Comments Off

Tingginya tingkat persaingan yang terjadi di lingkungan sekolah swasta menuntut SMK JAKARTA PUSAT 1 untuk menerapkan strategi yang tepat agar tidak kalah dalam persaingan yang berpotensi mengakibatkan turunnya minat calon murid untuk bersekolah di sekolah ini.

SMK JAKARTA PUSAT 1 melalui bimbingan PT BIKA SOLUSI PERDANA (BSP) menetapkan tiga faktor terpenting yang perlu diperhatikan untuk menyikapi fenomena di atas yaitu mutu, efisiensi pengelolaan sumber daya, dan citra sekolah. Sekolah yang mampu mengelola ketiganya dengan handal akan memiliki daya saing yang tinggi. Dalam konteks ini, implementasi Sistem Manajemen Mutu berbasis ISO 9001:2008 menjadi sangat penting peranannya.

Sebagai standar mutu internasional, implementasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 secara konsisten akan meningkatkan mutu sekolah serta efisiensi dalam pengelolaan sumber daya sekolah. Selain itu, sekolah akan mendapatkan nilai lebih di mata masyarakat  sebagai sekolah berkualitas internasional atau memiliki citra yang lebih baik dibanding sekolah lainnya. Hal ini tentunya akan meningkatkan kemampuan sekolah dalam memancing minat masyarakat untuk memasukan anaknya pada sekolah tersebut.

Dr. Stanislav Karapetrovic (2001), seorang pakar sistem manajemen mutu dengan fokus pendidikan, menyebutkan beberapa manfaat real yang akan diperoleh institusi pendidikan yang menerapkan standar ISO 9001:2008.

Manfaat-manfaat tersebut antara lain:
•    Dokumentasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 akan membuat proses Kegiatan Belajar Mengajar (KBM) berlangsung nyaman, terarah, dan dapat diterima.
•    Dokumentasi juga meningkatkan pengertian antar pengajar dan staf dan dapat digunakan untuk melatih staf baru.
•    Operasional institusi pendidikan lebih efisien, masalah mutu dapat diidentifikasi, diperbaiki, dan dicegah, dan kegiatan “improvement” dapat dilakukan secara sistematis.
•    Audit mutu internal memungkinkan setiap pengajar dan staf untuk mengemukakan dan memecahkan persoalan-persoalan yang ada. Di sisi lain, siswa dan pihak terkait lainnya dapat memanfaatkan proses formal yang ada untuk memberikan tanggapan terhadap proses pelayanan yang berjalan.
•    Sistem manajemen mutu memberikan penjabaran yang jelas terhadap hak dan kewajiban siswa, pengajar, maupun staf.
•    Audit yang dilakukan oleh badan sertifikasi independen menghadirkan perspektif eksternal yang lebih objektif. Hal ini membuka peluang adanya peningkatan mutu. Beberapa hal yang mungkin diidentifikasi dalam proses audit eksternal yaitu kekuatan, kelemahan, dan beberapa potensi “improvement” yang belum dijalankan.
•    Kemudahan dalam proses pemasaran dan akreditasi.

Dalam kegiatannya, SMK JAKARTA PUSAT 1 bersama Konsultan ISO dari PT BIKA SOLUSI PERDANA (BSP) melakukan 4 tahap implementasi yang efektif, yaitu:

TAHAP 1 – GAP ANALYSIS

Konsultan melakukan Gap Analysis terhadap sistem manajemen yang berlaku di SMK JAKARTA PUSAT 1 dibandingkan dengan persyaratan pada standar sistem manajemen mutu ISO 9001:2008. Melalui Gap Analysis konsultan dapat mengidentifikasi proses bisnis sekolah yang relevan dengan implementasi ISO 9001:2008 serta memberi rekomendasi berupa Action Plan dalam pengembangan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 dengan metoda yang efektif dan efisien.
Konsultan selanjutnya menyampaikan laporan hasil Gap Analysis, sehingga Klien dapat membahas laporan bersama konsultan dan memahami apa yang perlu dilakukan untuk memenuhi persayaratan ISO 9001:2008.

TAHAP 2 – PELATIHAN DAN PERSIAPAN

1. Pelatihan Pemahaman & Dokumentasi Sistem Manajemen Mutu
Pada tahap ini, konsultan memberikan pelatihan tentang Pemahaman dan Dokumentasi Sistem Manajemen Mutu berdasarkan standar ISO 9001:2008. Pelatihan ini bertujuan untuk memberikan pemahaman tentang persyaratan dari standar ISO 9001:2008, bagaimana perusahaan memenuhi persyaratan ISO 9001:2008 serta memberikan panduan secara umum dalam penyusunan Manual Mutu, Prosedur dan sebagainya yang dapat digunakan sebagai acuan dalam penyusunan dokumen sistem manajemen mutu secara efektif.

2. Pembentukan Organisasi Implementasi ISO 9001:2008
Untuk keberhasilan dalam pengembangan dan implementasi ISO 9001:2008, Manajemen SMK JAKARTA PUSAT 1 perlu membentuk Organisasi Proyek Implementasi ISO 9001:2008. Organisasi yang berhasil dibentuk terdiri dari:
1.    WMM (Wakil Manajemen Mutu)
2.    Kurikulum
3.    Kesiswaan
4.    Sarana dan Prasarana
5.    Tata Usaha
Selanjutnya Steering Committee dan Top Management menetapkan dan mendokumentasikan Kebijakan Mutu (Quality Policy) dan Sasaran Mutu (Quality Objective) sekolah.
Konsultan membimbing Klien dalam menyusun Organisasi proyek, menetapkan program kerja implementasi ISO 9001:2008, pembagian tugas dan tanggungjawab dari Tim dalam Organisasi Proyek tersebut.
Bersama Konsultan, tim proyek menyusun dan menyepakati program kerja proyek. Dalam menyusun program, tim proyek dan konsultan memperhitungkan beban kerja rutin dari anggota tim proyek untuk memastikan kesiapan SMK JAKARTA PUSAT 1.

TAHAP 3 – PENGEMBANGAN SISTEM DAN IMPLEMENTASI

1. Pembuatan Dokumen Sistem Manajemen Mutu
Konsultan memberikan bimbingan kepada tim proyek dalam membuat dokumen sistem manajemen mutu yang diperlukan hingga memenuhi persyaratan ISO 9001:2008. Konsultan memandu tim dalam penyusunan dokumen-dokumen sistem mutu seperti Manual Mutu, Prosedur, Instruksi Kerja dan formulir-formulir atau dokumen lain yang diperlukan untuk implementasi sistem manajemen mutu ISO 9001:2008. Konsultan juga memastikan bahwa dokumen sistem manajemen mutu yang dihasilkan dapat memenuhi persyaratan ISO 9001:2008.
Dokumen-dokumen sistem mutu yang telah diselesaikan kemudian diajukan kepada manajemen untuk pengesahannya. Project Manager/MR memastikan bahwa dokumen –dokumen sistem manajemen mutu dapat disetujui oleh fungsi yang terkait untuk digunakan sebagai pedoman operasional sistem manajemen mutu perusahaan.
Setelah dokumen disetujui untuk digunakan, Tim proyek segera mendistribusikan dokumen-dokumen sistem mutu ke lokasi atau area yang memerlukan. Tim proyek bersama dengan manajer departemen, fungsi atau cabang terkait akan memastikan bahwa hal-hal yang ditetapkan dalam dokumen sistem manajemen mutu dilaksanakan. Jika diperlukan, dokumen dapat diubah atau direvisi agar sistem dapat beroperasi secara efektif namun tetap memenuhi standar ISO 9001:2008.

2. Monitoring Implementasi Sistem Manajemen Mutu
Konsultan melakukan kunjungan ke seluruh fungsi untuk memonitor distribusi dokumen dan kemajuan (progress) implementasi sistem manajemen mutu.
Konsultan memberikan laporan kepada manajemen tentang keefektifan implementasi berdasarkan hasil kunjungan monitoring yang dilakukan oleh tim proyek dan juga Konsultan. Untuk temuan-temuan yang membuat implementasi sistem manajemen mutu kurang efektif, maka konsultan mengidentifikasi dan memberi rekomendasi perbaikan yang perlu dilakukan oleh manajemen dan tim kerja ISO.

TAHAP 4 – AUDIT INTERNAL DAN SERTIFIKASI

1. Pelatihan Audit Mutu Internal
Sebelum manajemen melakukan audit internal, Konsultan memberikan pelatihan Audit Internal kepada tim proyek ISO beserta beberapa staf terkait dalam penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008. Internal audit merupakan salah satu persyaratan yang sangat penting dalam standar ISO 9001:2008, Sekolah perlu membuktikan bahwa persyaratan ini telah dipenuhi sebelum proses sertifikasi dilaksanakan. Internal audit juga merupakan bagian dari mekanisme Continual Improvement didalam sistem manajemen mutu.
Tujuan utama dari pelatihan ini adalah untuk membuat staf yang terpilih sebagai Internal auditor dapat membantu Management Representative (MR) secara berkala melakukan penilaian atas implementasi sistem manajemen mutu dengan melakukan audit internal secara efektif dan melaporkan hasilnya kepada sistem manajemen sebagai bagian dari Closed-loop System. Materi pelatihan Internal audit antara lain mencakup teknik mengaudit, merencanakan audit, perangkat audit, mengelola kegiatan audit, dan melaporkan  hasil audit.

2. Pelaksanaan Audit Internal
Manajemen SMK JAKARTA PUSAT 1 melakukan sekurangnya satu kali internal audit yang mencakup seluruh persyaratan dari standard ISO 9001:2008 dan menyelesaikan tindakan perbaikan yang ada dalam waktu yang ditentukan sebelum proses sertifikasi dilaksanakan oleh Badan Sertifikasi.
Proses audit internal ini dimonitor dan dievaluasi oleh konsultan, hasil audit ini selanjutnya didiskusikan oleh konsultan, MR dan Tim auditor dan dilaporkan kepada Manajemen.
Konsultan juga membantu seluruh proses internal audit ini mulai dari perencanaan program audit, memonitor kegiatan audit dan tindakan perbaikan untuk memastikan bahwa sistem manajemen mutu perusahaan telah siap untuk diaudit oleh Badan Sertifikasi.

3. Management Review
Manajemen SMK JAKARTA PUSAT 1 juga harus melakukan sekurangnya  satu kali Management Review untuk memenuhi persyaratan dalam standard ISO 9001:2008 sebelum proses sertifikasi dilaksanakan. Dalam rapat management review ini MR, dan tim ISO akan memberikan laporan status penerapan sistem manajemen mutu kepada Top Management. Laporan meliputi: hasil audit, keluhan pelanggan, process performance & product conformity, status tindakan perbaikan dan pencegahan, rekomendasi perbaikan, dan lain – lain. Hal-hal yang dibahas dalam rapat ini dan statusnya harus didokumentasikan.
Konsultan memonitor kegiatan ini dan memberikan saran-saran atau rekomendasi bila diperlukan untuk memastikan bahwa sistem manajemen mutu perusahaan telah siap untuk diaudit oleh Badan Sertifikasi.

4. Audit Pra-Sertifikasi dan Tindakan Perbaikan
Sebagai fase akhir untuk memastikan kesiapan sistem, MR eserta tim ISO melakukan audit pra sertifikasi  untuk menentukan tingkat kesesuaian terhadap standard ISO 9001:2008. Tujuan dari audit ini adalah untuk menyiapkan perusahaan dalam rangka sertifikasi oleh Badan Sertifikasi yang dipilih perusahaan. Audit dilakukan oleh badan sertifikasi terpilih sementara tindakan perbaikan akan dimbing oleh konsultan.
Hanya setelah temuan ketidaksesuaian yang diperoleh dari audit ini selesai diperbaiki, perusahaan dapat melanjutkan ke proses sertifikasi. Dalam banyak kasus, jika klien telah melalui proses audit konsultan, hampir dipastikan tidak akan terjadi hambatan yang membuat perusahaan gagal dalam memperoleh sertifikat ISO 9001:2008.

5. Sertifikasi
Pelaksanaan sertifikasi dilakukan oleh badan sertifikasi DQS pada tanggal 20 Desember 2011, dimana konsultan juga mendampingi SMK JAKARTA PUSAT 1 dan mengikuti proses audit untuk memberi bantuan apabila diperlukan. Setelah proses sertifikasi, konsultan membantu SMK JAKARTA PUSAT 1 dalam menetapkan tindakan perbaikan atas hasil audit sertifikasi hingga klien memperoleh Sertifikat ISO 9001:2008.

Ir. Rahmat Nurcahyo, M.Eng.Sc. & Ricky Firdaus, S.T.

www.bikasolusi.co.id

Konsultan ISO BSP dapat membantu organisasi/lembaga/perusahaan/instansi/institusi pendidikan Anda dalam menerapkan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008. Silahkan hubungi kami.

Related posts:

  1. Implementasi ISO 9001 pada Institusi Sekolah
  2. Implementasi ISO 9001:2008 pada Balai Besar Kesehatan Paru Masyarakat (BBKPM) Bandung
  3. Implementasi ISO 9001: 2008 pada Bidang Pelayanan Masyarakat Baintelkam MABES POLRI
  4. ISO 9001:2008 Mutlak Diperlukan dalam Persaingan Global – 2
  5. ISO 9001:2008 Mutlak Diperlukan dalam Persaingan Global – 1

Comments

Comments are closed.

  • Customer Service

  • Skype Status

  • Add BSP on Facebook

  • Follow Us On Twitter

  • Tags

  • Hit Counter