PT Bika Solusi Perdana

Consulting & Training Services: Compliance & Risk Management | Asset Integrity Management | Technology Audit & Assessment | Business Process Improvement

Evaluasi Efektivitas Proses Melalui Audit Mutu ISO 9001

Posted on | June 19, 2012 | Comments Off

Saat menilai Sistem Manajemen Mutu, terdapat 4 hal mendasar yang hendaknya dipertanyakan berkaitan dengan tiap proses yang dinilai:

  1. Apakah proses itu diidentifikasi dan ditetapkan secara tepat?
  2. Apakah tanggung jawab ditetapkan?
  3. Apakah prosedur diterapkan dan dipelihara?
  4. Apakah proses tersebut efektif dalam mencapai hasil yang dikehendaki?

Jawaban terhadap seluruh pertanyaan di atas dapat menentukan hasil evaluasi. Evaluasi suatu Sistem Manajemen Mutu dapat beragam dalam lingkup dan mencakup suatu rentang kegiatan, seperti mengaudit (auditing),  meninjau Sistem Manajemen Mutu (reviewing), dan penilaian sendiri (self-assessment). (Lihat ISO 9000:2005 Quality management systems – Fundamentals and vocabulary — 2.8.1 Evaluating processes within the quality management system).

Tujuan audit mutu (internal maupun eksternal) dalam implementasi ISO 9001:2008 adalah guna mengevaluasi sejauh mana kepatuhan atau pemenuhan organisasi/perusahaan terhadap persyaratan-persyaratan pelanggan, termasuk pemenuhan terhadap persyaratan dalam standar ISO 9001:2008 itu sendiri. Di samping itu juga untuk menilai efektivitas proses dalam perusahaan seperti yang disebutkan dalam ISO 9000:2005 di atas.

Evaluasi efektivitas proses Sistem Manajemen Mutu sangat penting dilakukan untuk mengukur sejauh mana proses – proses tersebut mampu mencapai hasil yang diinginkan. Evaluasi ini juga dapat mengidentifikasi kelemahan dan kekuatan proses – proses tersebut sebagai titik awal perbaikan berkelanjutan. Sayangnya evaluasi efektivitas proses pada umumnya masih sering dilewatkan oleh auditor (internal maupun eksternal). Kebanyakan auditor tetap bertahan pada pemeriksaan kesesuaian sebagai fokus utama. Hal ini bisa disebabkan oleh beberapa hal:

  • Auditor tidak tahu bagaimana mengevaluasi efektivitas proses.
  • Audit efektivitas proses dianggap terlalu sulit.
  • Audit efektivitas proses dianggap terlalu subyektif.

Audit efektivitas proses sebetulnya tidaklah sesulit yang dibayangkan, terutama setelah ukuran kinerja mendapat penekanan yang cukup banyak pada standar ISO 9001:2008 sehingga organisasi tak asing lagi dengan parameter – parameter kinerja proses. Audit efektivitas juga bisa dilakukan secara lebih objektif bila auditor mendasarkan temuan – temuannya pada fakta dan data yang ditemui dilapangan.

Ada 3 kondisi yang perlu disikapi dengan cara berbeda oleh auditor dalam mengevaluasi efektivitas proses.

A. Bila Sasaran Kinerja sudah Ditetapkan

Pada kondisi proses seperti ini, yang perlu dilakukan auditor adalah:

  1. Memeriksa apakah parameter sasaran kinerja atau gabungan dari sasaran kinerja sejalan dengan persyaratan dan harapan pelanggan, tidak bias dan juga sejalan dengan sasaran perusahaan. Misalnya, waktu mengaudit aktivitas shipping, auditor menemukan bahwa hanya satu sasaran yang ditetapkan: Peningkatan Jumlah pengiriman perbulan. Sasaran tersebut, paling tidak sebagian darinya, tentunya dibiaskan dengan kinerja bagian Sales. Terlebih lagi, sasaran yang hanya satu tersebut tentu tidak sejalan dengan harapan pelanggan, yang tentunya mengharapkan kesesesuaian jenis barang yang dikirim dan tidak terjadi kerusakan selama pengiriman. Auditor dapat menerbitkan laporan ketidaksesuaian untuk kasus seperti ini.
  2. Memeriksa apakah auditee mempunyai data – data yang dapat digunakan untuk memantau apakah sasaran tercapai atau tidak. Bila tidak, auditor dapat menerbitkan laporan ketidaksesuain. Alasannya tentu logis, kriteria yang tidak dipantau apakah dipenuhi atau tidak adalah kriteria kinerja yang sia – sia.
  3. Memeriksa apakah sasaran tercapai atau tidak. Bila tidak, auditor harus menggali lebih jauh apakah auditee menindaklanjutinya dengan tindakan yang diperlukan untuk perbaikan. Auditor dapat menerbitkan sebuah temuan bila tindakan tidak dilakukan.

B. Sasaran Kinerja Proses Tidak Ditetapkan Tetapi Kinerja Proses Dipantau

Contoh dari kasus ini, misalnya waktu mengaudit proses warehousing, auditor tidak menemukan adanya sasaran untuk inventory record accuracy, tetapi parameter tersebut diukur secara berkelanjutan dan tercatat. Sama seperti kondisi nomor 1, auditor perlu memeriksa apakah parameter atau gabungan dari beberapa parameter tidak bias, sesuai dengan harapan pelanggan dan juga sesuai dengan harapan perusahaan.

Auditor lalu memeriksa trend data kinerja dari waktu ke waktu. Sebagai contoh, bila auditor menemukan bahwa tingkat akurasi catatan persediaan menurun secara berkelanjutan dalam 6 bulan terakhir dan tidak ada tindakan perbaikan dari auditee, maka auditor dapat mengeluarkan sebuah laporan ketidaksesuaian.

C. Kinerja Proses Tidak Dipantau (Ada ataupun Tidak Sasaran Kinerja)

Mengacu pada klausul 8.2.3 ISO 9001 tentang pengukuran proses, kondisi dimana suatu proses tidak dipantau efektivitasnya adalah sebuah penyimpangan. Secara logis, adalah sia – sia untuk membuat pengaturan – pengaturan proses tanpa melakukan pemantauan apakah proses efektif atau tidak efektif. Auditor dapat menerbitkan sebuah laporan ketidaksesuaian untuk kasus seperti ini.

Disamping itu, auditor juga perlu menggali fakta tentang efektivitas proses lebih jauh untuk membuktikan apakah proses tersebut sebenarnya efektif (tetapi tidak dipantau) atau proses tersebut memang tidak efektif. Fakta pendukung ini akan menjadi masukan yang penting bagi pihak manajemen untuk memperoleh gambaran tentang tingkat masalah yang dihadapi. Untuk itu, auditor perlu melakukan beberapa langkah berikut:

1. Menetapkan pernyataan tentang tujuan dari proses yang diaudit.

Efektivitas adalah kemampuan dari proses dalam mencapai tujuannya. Maka logis sekali untuk mengukur efektivitas dengan terlebih dahulu memahami tujuan dari proses. Contoh-contoh tujuan proses:

a. Proses tindakan koreksi: mencegah terulangnya masalah.

b. Proses pegendalian catatan: manjamin catatan terpelihara dan mudah ditemukan saat diperlukan.

Pernyataan tujuan harus dibuat sesederhana mungkin dan menekan kemungkinan adanya perbedaan persepsi antara auditor dan penanggung jawab proses atau auditee.

2. Menetapkan pernyataan efektivitas proses.

Pernyataan efektivitas proses adalah turunan langsung dari tujuan proses. Misalnya:

a. Proses tindakan koreksi dianggap efektif bila masalah – masalah tidak terjadi berulang – ulang.

b. Pengendalian catatan dianggap efektif bila catatan mudah ditemukan dan tidak rusak.

3. Melakukan observasi dan evaluasi.

Atas dasar pernyataan efektivitas proses, auditor melakukan pengamatan dan mengevaluasinya untuk memperoleh data tentang efektivitas proses. Misalnya, untuk proses tindakan koreksi efektif atau tidak, auditor dapat melihat usulan tindakan koreksi dalam 6 bulan terakhir dan menganalisanya untuk mendapatkan data berapa persen usulan tindakan koreksi yang berulang lebih dari 2 kali? Berapa persen usulan tindakan koreksi yang berulang 2 kali? Data ini akan menjadi data pendukung dari laporan ketidaksesuaian yang diterbitkan. Data ini tidak perlu dijadikan dasar untuk menentukan apakah suatu proses dikatakan efektif atau tidak efektif – yang memerlukan professional judgement dan potensial subyektif. Cukup dijadikan data pendukung untuk ketidaksesuaian “tidak dipantaunya efektivitas proses”.

www.bikasolusi.co.id

Sumber:

ISO 9000:2005 Quality management systems – Fundamentals and vocabulary –> download link

Konsultan ISO BSP dapat membantu organisasi/lembaga/perusahaan/instansi/institusi Anda dalam menerapkan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008. Silahkan hubungi kami.

Related posts:

  1. ISO 9001:2008 Mutlak Diperlukan dalam Persaingan Global – 2
  2. Implementasi ISO 9001 pada Institusi Sekolah
  3. ISO 9001:2008 Mutlak Diperlukan dalam Persaingan Global – 1
  4. Implementasi ISO 9001:2008 pada Balai Besar Kesehatan Paru Masyarakat (BBKPM) Bandung
  5. Implementasi ISO 9001: 2008 pada Bidang Pelayanan Masyarakat Baintelkam MABES POLRI

Comments

Comments are closed.

  • ISO 9001:2008 Certificate

    Image and video hosting by TinyPic
  • CS on YM

  • CS on Skype

    Chat with me - Pipie: My status is Offline
    Mrs. Pipie
  • Chat with me - Nita Amelia: My status is Offline
    Ms. Nita
  • Add BSP on Facebook

  • Follow Us On Twitter

  • Hit Counter